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Elektronischer Zugang

Elektronische Kommunikation mit der StädteRegion Aachen

 

1.    Zugangseröffnung

Die StädteRegion Aachen bietet die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Verwaltungsverfahrengesetzes Nordrhein-Westfalen in Verbindung mit § 3 E-Government-Gesetz Nordrhein-Westfalen und § 3 a des Verwaltungsverfahrengesetzes in Verbindung mit § 2 E-Government-Gesetz. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger einen Zugang eröffnet hat.

Die StädteRegion Aachen hat einen entsprechenden Zugang unter folgenden technischen Rahmenbedingungen eröffnet:



2.    Technische und organisatorische Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation
Die StädteRegion Aachen bietet Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an.

Bitte beachten Sie Folgendes: Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann elektronisch auf verschiedenen Wegen ersetzt werden. Die bei der StädteRegion Aachen eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.



3.    E-Mail

3.1    Formfreie und nicht vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail
Einfache Anliegen, Hinweise, Beschwerden sowie Terminanfragen, also alles, was keine eigenhändige Unterschrift benötigt und nicht vertraulich ist, können Sie einfach per E-Mail an info@staedteregion-aachen.de oder an alle auf www.staedteregion-aachen.de oder in den Briefköpfen genannten E-Mailadressen senden.
Wenn Sie mit uns per E-Mail in Kontakt treten wollen, sollten Sie bedenken, dass die Informationen möglicherweise auf dem Transportwege von Unbefugten zur Kenntnis genommen, verfälscht oder gelöscht werden könnten.
Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass außerhalb des „Formulars Elektronischer Zugang zur StädteRegion Aachen“ keine gesicherte Kommunikation mit der StädteRegion Aachen angeboten wird. Es wird empfohlen keine schützenswerten oder personenbezogenen Daten an E-Mailadressen der StädteRegion Aachen zu senden. Nutzen Sie für solche Daten bitte das Formular Elektronischer Zugang zur StädteRegion Aachen.

3.2    Vertrauliche elektronische Kommunikation per E-Mail
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen müssen Ihre Nachrichten verschlüsselt werden.
Die StädteRegion bietet zurzeit kein Verschlüsselungsverfahren für E-Mail an. Für verschlüsselte Nachrichten nutzen Sie bitte das Formular Elektronischer Zugang zur StädteRegion Aachen im Bürgerportal der StädteRegion Aachen.

3.3    Schriftformersatz bei der elektronische Kommunikation per E-Mail
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann nicht per E-Mail ersetzt werden.

3.4    Größenbeschränkung für E-Mails
Die Größe der entgegengenommenen E-Mails wird auf 10 Megabyte beschränkt.

Das Problem "Schadsoftware"
Wenn Ihre Mails Schadsoftware enthalten, werden diese Mails komplett von unseren Schutzprogrammen gelöscht. Da leider nicht unterschieden werden kann, ob eine solche Mail ein Hackerangriff war oder Ihr Computer unwissentlich von Schadsoftware befallen wurde, erhalten Sie keine Nachricht über die Löschung. Wenn Sie nach einer Mail an die StädteRegion Aachen über eine Woche lang nichts von uns hören, melden Sie sich auf jeden Fall bei uns. Bitte nehmen Sie zuerst Kontakt zu dem Ihnen bekannten Ansprechpartner auf.
Ist Ihnen Ihr Ansprechpartner oder die Dienststelle nicht bekannt, können Sie sich unter info@staedteregion-aachen.de oder telefonisch unter der Rufnummer 0241-5198-0 melden.
Bitte schicken Sie keine E-Mails mit verlinkten Inhalten, da dies eine häufige Übertragungsform für Computerviren oder Phishing-Versuche ist.

 

4.    De-Mail
Die StädteRegion ist für vertrauliche oder Schriftform ersetzende elektronische Kommunikation auch per De-Mail erreichbar. Zum Versand einer De-Mail müssen Sie über ein eigenes De-Mail-Konto verfügen. Die zentrale Eingangsadresse ist: info@staedteregion-aachen.de-mail.de

4.1    Vertrauliche elektronische Kommunikation per De-Mail
De-Mail ermöglicht den verschlüsselten und authentifizierten Versand von Mails und Dateianhängen.

4.2    Schriftformersatz bei der elektronische Kommunikation per De-Mail
Zum Ersatz einer gesetzlich vorgeschriebenen Schriftform ist die besondere Form der absenderbestätigten De-Mail erforderlich.

4.3    Größenbeschränkung für De-Mails

Die Größe der entgegengenommenen De-Mail wird auf 10 Megabyte beschränkt.

 


5.    Portal - Bürgerportal der StädteRegion
Über das Bürgerportal der StädteRegion Aachen ist eine sichere und verschlüsselte Kommunikation mit der StädteRegion Aachen möglich.

5.1    Vertrauliche elektronische Kommunikation per Kontaktformular
Das Formular Elektronischer Zugang zur StädteRegion Aachen über das Bürgerportal der StädteRegion Aachen ermöglicht eine verschlüsselte Kommunikation. Hierzu benötigen Sie ein eigenes Bürgerkonto.

5.2    Schriftformersatz bei der elektronische Kommunikation per Kontaktformular
Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann bei Nutzung des Formulars Elektronischer Zugang zur StädteRegion Aachen durch die Übermittlung elektronischer Dokumente ersetzt werden, wobei die Dokumente mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Vertrauensdienstegesetz versehen sein müssen.
Nähere Informationen über die technischen Möglichkeiten finden Sie auf der Homepage der Bundesnetzagentur (www.bundesnetzagentur.de).
Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt.
Sollten Sie (noch) nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie -wie bisher- auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

5.3    Zulässige Dateiformate für Dateianhänge
Es gibt eine Vielzahl von Dateiformaten. Derzeit ist die Datenübermittlung auf folgende Formate beschränkt:

  • Adobe Acrobat (.pdf) ohne Makros
  • Bilddateien (.jpg)

Sämtliche Dateien der Microsoft-, als auch Open Office-Produkte lassen sich auf einfache Weise z. B. in ein .pdf Dokument umwandeln bzw. abspeichern. Bitte nutzen Sie dafür die Hilfefunktion Ihres Programmes.

5.4    Größenbeschränkung für Dateianhänge
In einem Kontaktformular können maximal 10 Anlagen hoch geladen werden. Die Größe der entgegengenommenen Dokumente wird auf 5 Megabyte pro Anlage beschränkt.